Ecz. Ertan ÇİFTÇİ
ECZANELER İÇİN E-DEFTER HAKKINDA SORULAR VE CEVAPLAR
* Eczacılar e-defter uygulamasına geçmek zorunda mı?
509 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin IV.1.4 maddesi gereği SGK ile sözleşme imzalayan eczaneler e-fatura uygulamasına geçmek zorunda idi. Nitekim, 01.07.2021 tarihinden itibaren eczaneler e-fatura uygulamasına başladı.
E-fatura uygulamasına zorunlu olarak geçiş yaptığımız için 01.01.2022 tarihi itibarı ile eczaneler e-defter uygulamasına dahil olmak zorundalar.
* Eczanemi yeni açtım, yine de e-fatura ve e-defter uygulamasına geçmek zorunda mıyım?
SGK ile sözleşme yapmayacaksanız, belirtilen kriterleri (Hesap yılı içinde 5.000.000 TL gayrisafi satış hasılatına ulaşmak) karşılayana dek e-fatura ve e-defter uygulamasına geçmeyebilirsiniz. SGK ile sözleşme yaparsanız mecburen e-fatura ve e-defter uygulamasına geçeceksiniz.
* E-defter uygulaması için nasıl başvurabilirim?
https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ adresinden ya da e-fatura hizmeti aldığımız entegratör firma yardımı ile başvuruda bulunabiliriz.
* Başvuru süreci nasıl işleyecek?
- Bilgisayarımızda Java programının uygun sürümü (Java 32 bit) indirilmiş olmalıdır.
- E-imza ya da mali mührümüz olmalı ve işletim sistemimize uygun sürücüler kurulmalıdır.
- Muhasebecimizin kullanmakta olduğu “uyumlu yazılım e-defter” programını öğreniyoruz ve başvuruda bildiriyoruz.
- Başvuru adresinde bulunan e-defter Başvuru Formu ve Taahhütnamesi doldurularak kendimize ait e-imza ya da mali mühür ile onaylayacağız.
Başvurumuzun Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından değerlendirilmesi sonucu hesabımız aktive edilecek ve başvuru formunda bildirdiğimiz e-posta hesabı üzerinden bilgi verilecektir.
- Başvuru sonucumuzu e-Defter Sitesi (edefter.gov.tr) adresinden de takip edebiliriz.
* E-imzamızı nereden edineceğiz?
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun dördüncü maddesinde tanımlanan elektronik imza, aynı kanunun sekizinci maddesi kapsamında faaliyette bulunan elektronik imza servis sağlayıcılarından temin edilecektir.
* Mali mühür edinmek zorunda mıyız? Mali mührü nereden edineceğiz?
E-imzamız varsa işlemlerimizi onunla da yapabiliriz. Ancak e-defter beratlarını imzalamak ve GİB’na göndermek durumunda ya e-imzamız ile muhasebecimize gideceğiz, ya muhasebecimiz eczanemize gelmek zorunda kalacak ya da bizim olduğumuz bir zamanda bilgisayarımıza uzaktan bağlanarak işlem yapmak zorunda kalacaktır. Tahmin edersiniz ki bu zahmetli ve zaman alıcı bir işlem olacaktır.
O nedenle mali mühür edinerek muhasebecimize vermek işlemleri hızlandıracaktır.
Mali mühür olmadan da beratların GİB’na gönderilebilmesi yönünde çalışmalar olduğu söylenmekte. Bu nedenle mali mührün Mart 2022 ayı içinde edinilmesi düşünüle bilinir. (Ancak, muhasebecimiz beratları "aylık" seçeneği ile gönderecekse mali mühür başvurusu en geç Ocak 2022 ayı içinde yapılmalıdır).
Mali mührün elimize ulaşması 8-10 günlük bir süre olabilir. Müracaatlarımızı bu süreyi de dikkate alarak yapmalıyız.
Mali mühür TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go) temin edilecektir.
* Zaman Damgası nedir? Nereden edinebiliriz?
Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, gerçek kişi mükellefler için nitelikli elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişi, kamu kurum ve kuruluşları ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar için mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır.
Zaman damgası edinmek zorunlu olmayıp isteğe bağlıdır.
Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden https://kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr/basvurular/zd/) temin edilecektir.
* E-defter Beratı nedir?
Tebliğde yer alan usul ve esaslar kapsamında elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.
* E-defter uygulamasında muhasebecilerimizin uygulamaları nasıl olacak?
- Öncelikle muhasebecilerimiz Ocak 2022 ayı içinde Beratları aylık mı yoksa Geçici Vergi Dönemleri bazında 3 aylık mı göndereceklerine dair bir tercih belirleyeceklerdir. Tavsiye edilen “3 aylık” seçeneğini tercih etmeleri.
Tercih bildirmeyenler; 2022 hesap dönemi için “Aylık Yükleme” seçeneğini tercih etmiş sayılacak.
“Üç aylık yükleme” seçeneği tercih edilse de yüklemeler aylık hesapla olacaktır. Yani, bir önceki ayın yüklemesi yapılmadan bir sonraki ayın yüklemesi yapılmayacak.
- E-defter uygulamasına tabi olan defterler Yevmiye Defteri ve Kebir (Büyük) Defterdir. Her iki defterin içerdiği mali kayıtlar bire bir aynı olmalıdır. Yevmiye Defteri için ayrı, Kebir Defter için ayrı Berat oluşturulmalıdır.
- Muhasebecilerimiz oluşturulan Beratların bir kopyasını 10 yıl boyunca saklamak üzere bize teslim edecek, ikinci kopyası manuel olarak elektronik ortamda (web üzerinden) GİB’na gönderecektir.
* E-defter Beratlarını ne kadar süre ile saklamak zorundayız? Bu hizmeti alabileceğimiz kurum var mı?
- E-defter Beratlarını elektronik ortamda 10 yıl süre ile saklamak ve resmi kurum ve kuruluşlarca istenmesi durumunda ibraz etmek zorundayız. Kâğıt ortamda tutulan defterler ya da “aslı gibi onaylı” da olsa kâğıt çıktılar geçersizdir.
- Eğer ki, e-fatura hizmeti aldığımız entegratör firma ile anlaşırsak ücreti karşılığı e-defter beratlarının GİB’na gönderilmesi ve 10 yıl boyunca saklanması hizmeti veriyorlar.
* Muhasebecimize vereceğimiz evraklarda nelere dikkat etmeliyiz?
- Özellikle evraklarımız düzenli olmalı ve tüm harcamalarımızı/ödemelerimizi olabildiğince belgelemeliyiz. Zira, her yevmiye maddesine ödeme türü (nakit, kredi kartı, çek, havale vb) yazılacak.
- Ticari faaliyetimizde kullandığımız tüm banka hesaplarımızdaki hareketleri aylık ya da 3 aylık olarak muhasebeye iletmeliyiz.
* Defter Tasdik ücreti ödeyecek miyiz?
Hesap döneminin ilk ayına ilişkin berat açılış onayı, son ayına ait berat ise kapanış onayı yerine geçer. Yevmiye Defteri ve Kebir (Büyük) Defter için noter onayı yapılmayacak. Ancak diğer defterler (envanter defteri gibi) için noter onayı yapılacak.
